拒绝低效与瞎忙、云上班仍有生产力，以下30款远程办公软件让企业异地复工事半功倍 | 机器之心

尽管距离疫情爆发已过去近2个月，各地疫情数字不断下降，但近期随着输入性病例的增加，政府及专家仍警告各级防疫部门与市民需谨慎防疫、不可放松警惕，众多企业及产业园区出于防止社区感染也对复工率进行限制，不敢承受过多开业风险。「远程办公」成为了绝大多数企业迫不得已的选择。

「远程办公」是指通过基于现代互联网技术，实现非本地集中办公，如在家办公、异地办公、移动办公等模式。传统观念里，该模式需要通过在公共网络（英特网）中建立一个临时的虚拟专用网来保证用户可通过远程控制软件控制办公室的设备、使用视频会议设备召开可视电话会议、访问局域网中文件服务器或内部数据库、CRM、ERP等操作，配套软硬件设备动则小几十万元，也是高大上公司才会配备使用的。随着近十余年云计算技术日臻成熟，云存储与计算资源的成本降到了企业可接受范围，各种基于云计算的远程办公解决方案应运而生，包括可通过笔记本与云终端设备连接具有已虚拟化的本地服务器资源的私有云云计算服务器的云桌面、可让企业无需购买多点会议电视系统（MCU）基于已有互联网和租用服务形式即可进行多方视频沟通的云视频会议系统、可让公司各部门办公文档与协作活动全面在线化的在线协同软件等。

在国外互联网企业中，「远程办公」代表「效率更高的分工模式」，员工通过各种云端工具与协作工具来促进远程协作与沟通，并会不断将工作方式按寻求更主动积极的合作、构建更直接开放的交流、绑定更多关键利益相关者、通过出色的合作成绩建立同事信任等目的来迭代与优化，营造更积极的企业生产力文化。在国内，新媒体内容制作、互联网企业的开发、产品、运营、营销、战略等岗位的人员，也对「远程办公」这一概念不陌生，只要有电脑和手机，在哪都可以办公，不过前提是项目中的跨部门协作和代码编写需要良好的沟通与文档管理机制。但对于传统制造业、线下业务较重、需要在场使用设备与仪器开展工作的企业与岗位，并无法照搬这套模式，只能尝试能将一部分业务线上化、部分复产，或利用疫情期重整团队管理、进行员工培训等投入期待获得公司长期回报的项目。

不过根据前瞻产业研究院、艾媒咨询、光大证券研究院等多家市场研究咨询机构在3月发布的报告显示，中国远程办公普及率相对国外较低，企业协作仍为蓝海市场，市场在短期经历疫情期催化呈现爆发式增长后仍具备长期增长的动力，电子信息与通信技术的不断进步、软件应用功能的不断完善、企业与用户习惯逐步养成、互联网与科技巨头的重资加注、产业链跨地区及全球分工趋势加强、企事业单位和政府机构新数字基建建设对远程办公需求增加等驱动因素将持续推动市场增长。

以前，一台PC就是我们的生产力工具，办公软件也只用「微软全家桶」；现今，各类平板、智能手机、手环、手表等更多终端硬件也可因能解决更细分、人性化的应用需求而被引入到工作场景中，同时也因更快速的网络基础设施、功能更全面与完善的软件资源，这些智能设备帮助我们可以跨场景、多设备的无缝连接，把企业效率、空间感，变得越来越虚拟化。

这些提供「生产力」的智能硬件设备与软件中应用的各类数据智能技术主要包括：

云计算：远程办公的核心技术之一，可通过架设云平台，建立应用软件或入口的模式提供综合性的办公服务；
大数据技术：采用大数据分析和智能化运维等技术，可对虚拟化的各种运维数据进行有效的监控、管理和分析，保证远程办公的云计算中心可以高效稳定的运行，优化系统资源使用，减少运维成本，节省IT设备投资；
计算机视觉：涵盖物体识别、光学文本识别、人脸识别等应用领域。可应用于远程工作所设计的文件与票据扫描自动化、视频会议背景调整等工作；
自然语言处理：包含语音识别、语音准字转换、语义识别、自然语言理解、文本生成等应用任务。可针对远程办公的会议沟通实现进行自动化记录、文字转换、整理等工作。同时，语义识别和关键字抓取等应用可为文件审批工作提供关键字的识别与抓取、语义纠错等提供支持。

现有市面上智能云办公软件主要包含五大类：综合协作平台、云音视频会议系统、文档协作与知识共享、文档存储与传输、任务管理。提供这些解决方案的厂商有来自知名互联网巨头、企业服务软件创业公司、由传统音视频会议设备转型做新型和集成通信服务的企业、传统协同办公软件厂商、IT服务供应商。每个厂商的定位不同，在面向客户方面也不同，软件产品特色功能也不同，高性价比、厂商口碑、可拓展性强、可快速实施、持续高品质服务和升级是企业用户一般应该追求的。对于大型企业，由于绝大多数都部署过系统自动化（OA）系统，为了弥补OA系统短板，应该需要考虑升级成协同软件并做好历史资源数据的整合，同时让专业化人员应用功能效果更专业的解决方案；对于中小型企业，优先选择容易部署、性价比较高、操作难度较低、对使用者素质要求低的解决方案。厂商的解决方案绝大多数都是标准化的SaaS服务，也会有部分针对企业客户定制化需求进行额外开发。

不过对于企业老板或管理者，「远程办公」最大的顾虑还在于不确定员工是否能保证工作效率。传统的办公环境中大家面对面办公，早上9点到公司下午6点下班，老板更愿意用肉眼、现场办公来验证员工是否工作满8小时；远程办公后，就失去了直接判断依据，并会产生例如员工是否睡懒觉、进度能否更上实际需求、有没认真干活的担忧。但其实基于现场办公时间评估的「工作效率」是伪命题。

理论上「远程办公」可以将业务部门工作线上化、数字化，提高信息交流的效率和共享程度，节省了办公费用，从而可以实现办公无纸化、信息共享化、决策科学化。根据《中国新闻周刊》3月份的调查显示，部分公司部门反馈「远程办公不影响部门内部的效率，甚至因为能保证相对完整的思考和工作时间，效率高于现场办公。」

但实际应用远程办公软件的效果不达预期，是因为一些非工具因素或者说应用工具的前提缺失或本身存在企业或员工历史遗留问题所导致，比如企业管理机制、工作流程与规范、公司合作文化、员工激励机制、员工本身自律性、客户沟通机制等层面的问题。

优化与改进的建议包括：

确定工作流程：管理者明确工作流程，让团队成员按规则办事，让工作周期变得清晰可控；
改变工作效率评估标准：管理者应以项目管理方式对员工远程办公效果进行评估，评估工作内容是否按时完成、保质保量；
明晰具体任务内容与要求：项目管理者将项目目标拆解成到月、到周的可执行任务，并明确任务内容的边界及任务要求；
加强定期沟通与回报：定期举办会议、打卡；员工应以更透明、直观、量化的工作成果定期进行汇报，消除领导顾虑；
善用文档工具记录但避免过度文档化：明确文档目标与意义，针对核心需求与内容进行书面记录，例如制作会议纪要、工作规范手册；
改变合作机制、建立主动合作文化：让关键利益相关者尽早参与项目，主动相互推动项目进展；
将客户与相关业务线员工逐一建群：提供“多对一”服务，客户可即时反馈问题，基本可以在线解决；同时还可快速同步企业动态，促进业务交流。

此前，全球著名IT咨询机构IDC就提出「未来工作(Future of Work)」的概念。在IDC看来，「未来劳动力、未来企业文化和未来工作空间」是企业数字化转型落地的三个核心方向。「未来工作」作为组织工作转型的指导框架，特别强调未来工作方式将迎来根本性变革。比如，未来员工的工作场景将不受时间、空间限制，同时给予员工更大的自主权，不断促进人机协作。

「远程办公」是为有具备创造力、积极进取、目标导向、自我驱动的年轻人准备的，也将逐渐成为一种年轻人的生活态度：不希望被规矩束缚、受监管，对热爱与感兴趣的事物会主动争取，愿与志同道合的人合作创造更大价值。

IDC预测，到2020年，50%亚太地区的劳动力将是「千禧一代」*，作为千禧一代的劳动者，其思维模式跟传统的有很大区别，同时也会创造新兴产业与新型企业。与之配套的企业、员工管理机制与工作方式也需要与时俱进，进行更新迭代，避免管理形式的落后与管理理念的脱节，导致主动型人才的流失、团队机动性的僵化与企业活力的丧失。比如更关注员工满意度与激励机制、由之前结果导向的KPI考核机制转为目标导向的OKR机制、使用更多自动化增强技术解放「苦力活」将工作内容专注于「思考」与高价值活动等。

*注：千禧一代指1984-1995年出生、在2000年后达到成年的一代人，与互联网/计算机科学的形成与高速发展时期相吻合。

当前市面上主要有五大类智能云办公产品：

	综合协作平台	云音视频会议系统	文档协作与知识共享	文档存储与传输	任务管理

应用场景	即时通讯、协作办公	音频会议、视频会议	文档处理与传播	文件云管理与共享	项目管理、工作流程、考勤管理、人事管理
产品概述	允许两人或多人使用网路即时地传递文字讯息、档案、语音与视频交流的终端服务。	允许两个或多个地方的个体或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通。	基于云存储，在线实现文档的多人共享、审阅与编辑。	实现大尺寸文档可在多人之间传输，并存储于第三方虚拟服务器，并可授权查询与下载。	可对多人团队的工作任务与进程、研发流程、团队工时等任务进行自动化管理、提醒。
主要功能	即时通讯；一站式整合音视频会议系统、文档协作、文档存储、任务管理等功能。	跨企业远程音频/视频会议、会议录制、共享桌面、视频回拨、组织会议、语音转写文字、互动直播。	文档内容生产与展示、文档管理、表格数据收集清洗与分析、文档模版、离线编辑与数据云端同步、权限管理。	文档存储与管理、权限管理、文档传输。	流程与日程同步、数据统计；研发交付流水线管理；代码托管、代码评审、代码扫描、质量检测。
核心优势	服务企业内部的人际沟通，涵盖各种办公功能——打卡、审批、云文档等等，注重于精简流程，拓展办公功能，使办公高效化。	帐号即时开通快速应用；手机、PC、PAD，一体化视频终端、会议室终端全覆盖；普通家庭网络、3G/4G网络高清视频。	企业不同部门可写作完成文档编辑，免去传输流程；又可对成员进行权限管理，保证可控、不泄露。	保留源文件的格式和功能；降低数据存储和传输的成本，以便以更快速度进行备份和传播。	以结构化的方式规划管理工作项目，确定成员执行进度，实时同步项目进展，将文件、讨论和会议关联至任务。
产品形态	云平台；PC客户端；移动APP	云平台；硬件设备；PC客户端；移动APP	云平台；PC客户端；移动APP；小程序	云平台；PC客户端；移动APP；小程序	云平台；PC客户端；移动APP
使用限制	部分应用文档跨平台传输受限、数据格式不统一	最多1000人同时在线；更高质量需使用配套硬件或升级服务套餐	最多5GB免费存储、单个文件不大于20M；不同套餐限制协同办公账号数量	最多100GB免费存储	不同套餐限制账号数量
操作难度	简单	简单	简单	简单	中等
对用户素质要求	低	低	低	低	中等
产品价格（视所选套餐而定）	免费	软件：免费-数万/年；硬件：数千-数万	数千/年	免费-数千/年	免费-数千/年