Nic Fleming作者张倩 杜伟参与

博士生的deadline血泪史,这是一份来自Nature的避坑指南

在读博期间,无论文科还是理科,论文提交 deadline 之前的几周、几天、几个小时总是非常恐怖。有些人因为硬盘问题把写的宝贝文字弄丢了,还有些人发现自己的图表、参考文献被软件弄得一团糟。此外还有让人头秃的格式等问题。那么,博士生们如何安全度过 deadline?为了解答这个问题,《Nature》采访了有类似经历的学生和老师,并将他们提供的应对技巧整理如下。

提前计划

去年 8 月份,Mark Bennett 手里攥着 U 盘在学校打印店外面焦急地等候。打印店早上 9 点开门,他前一天晚上已经在这家店的官网上预定过打印服务,但网站并没有提醒他上传论文,其中肯定出了问题。但那个时候给打印店打电话已经来不及了,因为还有几天就是 deadline 了。

Bennett 读的是英语文学博士,2008 年入学,但由于资金、成家、工作等原因,他直到 2018 年 8 月底才完成毕业论文。晚提交一天可能就会功亏一篑。「我很恐慌,感觉应该去恳求一下,理由是『我的作业被狗吃了』,但读到博士这么说好像不太合适,」Bennett 表示。

「我从来没听过一个博士什么意外事件都没遇到,尤其是在读博后期,」堪培拉澳大利亚国立大学科研训练主任 Inger Mewburn 表示。「在与博士生们打交道的 15 年里,我从来没听哪个学生说过『一切顺利』。」

打印店开门之后,Bennett 走了进去,心中暗自后悔,把这么小的一件事情留到最后去做差点害得他十年的心血付诸东流。店员检查了一下 Bennet 带来的文件,并告诉他打印不了,因为他那是一份 Microsoft Word 文档。他们尝试用免费软件将其转为 PDF 文档,但最后以失败告终,Bennett 越发恐惧起来。

这个问题最终被另一个店员解决了,他指出,用 Word 就能把文件转成 PDF。「大家都想把最后一点时间放在写论文上,这是自然的,但他们不应该认为打印和装订只是走过场,」Bennett 表示,「在 deadline 之前将这些做完是值得的。」

使用多个备份系统

大家都不想回到用打字机敲论文的时代,但将数据和文本都以电子形式保存也并非万无一失。在这一点上,Leonor Sierra 最有发言权。2006 年,她在剑桥大学攻读碳纳米管量子传输的博士学位,那时,包括她的电脑在内的许多电脑都因为病毒问题而被隔离。这一事件只耽搁了两周左右,放到其他情况下,这可能只是个小插曲;但由于她的实验室主管搬走了,制造设备就停了几个月,她的论文写作进程就被放缓。

第二年年初,Sierra 的论文已经写了一半,但她用来备份的外部硬盘突然出了故障。她没有过分担心,因为她的电脑上也存了论文。Sierra 决定买一个新硬盘。但一周之后,她发现电脑突然打不开了,而且试了几次都不管用,这下她真的哭了。

她一个精通计算机的朋友把她电脑的硬盘取了出来,放在其他设备上,但仍有一章左右的内容读不出来。「那一刻仿佛世界末日,」Sierra 表示,「但重写并没有花太长时间,因为我已经知道自己要表达什么,而且第二版质量更好,所以也算因祸得福。」

在 2007 年 Sierra 提交了自己的博士论文之后,云存储开始兴起,大部分学生都不会因为硬盘故障而失去自己的论文了。但这并不意味着数字存储的风险就此消失。「我还是建议大家使用多个备份系统,充分利用云存储,不到最后一刻不要丢弃早期数据、打印版草稿及其他材料,」Sierra 补充道。

做好项目管理

很多博士生难以完成论文的原因在于,他们开始读博时就没有一个合理的组织、规划。本科生主要是学习和理解现有材料,但博士生没有固定的学习内容。导师只会提供一个方向,真正的学习路径需要学生自己来制定。这也就意味着,博士生需要自己管理自己的时间表。

因此,英国爱丁堡大学研究发展主任 Sara Shinton 表示,项目管理技能对于博士生非常关键。在该校的入学培训中,博士生会收到一张挂图,上面有 48 个空格子,代表 48 个月,学校鼓励他们在里面填上与读博相关的重要事件、计划和 deadline。学校希望学生能将这张时间表牢记在心,在博士生涯早期就能完成查阅文献、参加会议、设计实验、收集数据等工作,这样写起论文来就能容易一些。「如果你在整个过程中都在思考更大的问题,那么当故事结束时,你就能组织出更好的故事,」Shinton 说道。

一些小的论文格式和引用问题也可能在论文提交最后一天成为绊脚石。博士生导师 James Hayton 表示,一些博士生会把参考文献、字体、文本大小和图形格式等细小问题放在最后处理,这样会令他们陷入麻烦。他说道:「处理这些细枝末节的事情所花费的时间比预期的要多。所以,我建议使用一些引用软件,整理好格式和图表等细节,并尽早提交论文。」

现在就着手写论文

很多博士生纠结于论文写作过程本身。你应该对于自己何时完成论文草稿有一个清晰的时间线,这样才能掌握自己的写作进程。Mewburn 运作一个名为论文低语者(Thesis Whisperer)的博客,并在澳大利亚国立大学开设针对博士生的三日论文训练营,她建议学生在 deadline 之前提前六个月完成论文初稿。但遗憾的是,很多博士生认为这一点很难做到。

Mewburn 表示,在她的论文训练营中,所有学员都可以在三天内完成 5000 字,一些甚至可以完成 20000 字。在论文训练营中,她不仅使用一些激励手段,如奖励颜色不同的巨型乐高积木给完成不同目标的学员,而且还教授他们一种令论文更加流畅的生成式写作(generative writing)技巧,如建议学员在写作输入时控制自我编辑的欲望(为了做到这一点,Mewburn 用模糊的贴纸覆盖了训练营参与者键盘上的删除键,以防止参与者自行编辑)。

英国格拉斯哥市西苏格兰大学(University of the West of Scotland)的研究部主任 Rowena Murray 建议博士生在 deadline 前八个月内完成一篇 750 字的论文摘要。这样就可以专注于每个章节的内容,保持论文结构和宏观参数的连贯性,也避免陷入论文的细枝末节中。

牢牢把握可控的因素

Hayton 说道:「每所大学以及各个学院关于论文提交都有不同的管理要求,所以在读博士可以提前了解论文提交要求,以尽可能减少 deadline 带来的困扰,并将时间投入到论文创作中。」他还表示,当自己感到有压力时,最好不要处处依赖短期记忆,而要将日常的论文相关事宜列一个详细的清单。

如何避免陷入管理噩梦

当论文 deadline 到来时,你最后需要考虑的可能是论文的页边距、表格和打印等琐碎的事情。所以,论文提交期间应该尽可能早地考虑管理要求,否则就会付出代价。

博士生导师 James Hayton 建议列出如下清单:

  • 再三确认论文的正式提交日期;

  • 确认你的论文应提交到哪个办公室以及该办公室的关闭时间;

  • 你需要填写哪些表格?这些表格又需要哪些人签字?

  • 标记出要求的页边距、行距和字体;

  • 了解论文装订规范要求以及装订地点;

  • 你需要提交几份论文副本?通常至少提交两份,有时更多;

  • 你的打印机是否有足够的打印纸和油墨,是否有备用?

  • 打印出来的图表可能看起来不太一样,尤其是颜色。因此要早做检查;

  • 请他人检查论文扉页:确保姓名没有拼错;

  • 留出足够的时间来解决章节编辑错误和格式转换问题。

然而,一些论文的提交申请过程中会出现不可控因素,即使是最有条理的博士生也无能为力。例如,如果你的实验室烧毁了,你的实验与结果也随之损坏,则任何计划和准备都无济于事。论文评审者也不想看到学生毕不了业,他们通常会同情那些运气差的博士生。

考虑到获得博士学位不仅需要做出努力和牺牲,而且事事都有可能出错,有人可能会问:这样做值得吗?这就需要具体问题具体分析了,在一定程度上取决于你的职业规划和其他目标。一些人认为,博士生需要牢记的一点是,获得博士学位可以为个人发展带来机遇。

举例而言,Mewburn 的博士攻读方向是手势在建筑教学中的应用,她认为完成博士学位可以为自己承担一些复杂的专业项目带来更大的信心。她使用芬兰语「sisu」来描述博士生在完成学位过程中面对困境的决心。她表示:「完成博士学位的过程展现了你的能力。如果能够顺利拿到学位,你会获得强烈的成就感。」

原文地址:https://www.nature.com/articles/d41586-019-03020-6

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